Sprzedajesz za pomocą e-maili? Poznaj 5 zasad ich pisania.

Coraz częściej e-mail staje się narzędziem biznesowym. Sprzedaż i kontakt z klientem przez e-mail jest coraz bardziej popularny i równie ważny jak rozmowa. W dzisiejszych czasach, każdy wie co to jest e-mail, jedni korzystają z tej formy komunikacji bardzo często, inni rzadziej. Dla niektórych napisanie e-maila jest oczywistą sprawą, a innym tylko wydaje się, że jest to takie  proste i że, potrafią napisać dobry e-mail.

Z mojego doświadczenia zawodowego i z moich obserwacji wynika, że nadal bardzo dużo ludzi e-maili pisać nie potrafi. Patrząc na fakt, iż jest to coraz częstsza forma komunikacji z klientem, dzięki której również się zarabia jest to bardzo przykre.

E-mail powinien być przede wszystkim przejrzysty i zachęcający do czytania już od samego początku.  Treść e-maila najlepiej podzielić na części, tak jak robi się to pisząc list czy rozprawkę.

5 zasad pisania e-mali

1. Przywitanie

Dzień dobry – chociaż, nie wiadomo o której nadawca przeczyta wiadomość.
Szanowna Pani/ Szanowny Panie – jeśli klient zajmuje wyższe stanowisko, lub jest ewidentnie od nas starszy, jest to bardzo dobra forma przywitania.
Pani Anno – jeśli jesteśmy z klientem już po ‘pierwszym‘ kontakcie, albo jest to nasz stały klient takie przywitanie jest jak najbardziej poprawne.
Witam Panią/ Pana – o tym czy używać słowa „witam” napisane jest wiele. Jedni uważają to słowo za dopuszczalne, inni wręcz przeciwnie. Na podstawie moich doświadczeń z pracy i osób z którymi współpracuje „witam” jest dopuszczalne i często stosowane z pozytywnymi skutkami.
Należy jednak zwracać uwagę do kogo piszemy, czy do super klientki z którą mamy bardzo dobry kontakt, czy do poważnej Pani, która trzyma nas na dystans, czy do starszej od nas osoby, bo jeśli do młodszej to "witam" jest lepsze niż "dzień dobry".
Ze słowem „witam” należy uważać, ale stosować jak najbardziej można 😉

Podobnie jest z emotikonami – należy pilnować, aby nasz uśmiech, humor, czy aluzja były odebrane tak jak chcemy tzn. tak jak odebrane być powinny. Nie mniej jednak uśmiech też komunikuje, a e-mail służbowy, czy biznesowy wcale nie musi być nudny i poważny. Stosujmy emotikony, ale z rozwagą.

W przywitaniu, jak w całym e-mailu chodzi po prostu o grzeczność i świadomość tego, że od samego początku pojawia się mechanizm komunikacji z klientem, a to jak zostaniemy odebrani nie tylko zależy od naszej grzeczności ale też osobowości klienta.

2. Wstęp wiadomości

Powód/cel dla którego piszemy e-mail. Wszystko zależy czy piszemy pierwsi do klienta czy odpowiadamy na klienta zapytanie. Od samego początku treść powinna być czytelna i zachęcająca do dalszego czytania.
Przykłady zdań, które stosowałam i które działały:
„Chciałam Panią poinformować o bieżącej promocji….”
„W związku z tym, że jesteście Państwo naszymi stałymi klientami chciałam poinformować o sprzedaży first minute….”
„W nawiązaniu do wykupionych przez Państwa wakacji, chciałam zapytać jak udał się wyjazd…”
„Cieszę się z zainteresowania ofertą Naszego biura. Z przyjemnością przygotuję dla Pani/Pana kilka propozycji na…np. wakacyjny urlop”
„Cieszę się z zainteresowania naszą ofertą. Propozycje są w trakcie przygotowywania, a odpowiedź otrzyma Pan w dniu jutrzejszym. Dziękuje za okazaną cierpliwość.”
„Chętnie przygotuje dla Pani propozycje wyjazdu. Jednak, aby oferta jak najbardziej spełniała Pani oczekiwania bardzo proszę o podanie kilku ważnych informacji…..”.

Możecie je stosować w takiej formie, możecie pozmieniać, albo pisać po swojemu 😉 Ważne jest, żeby klient od pierwszych zdań czuł się ważnym dla nas klientem, poczuł zainteresowanie i zdobył nasze zaufanie.

3. Rozwinięcie

Biorąc pod uwagę e-mail do klienta z ofertą wakacyjną w tym miejscu powinny znaleźć się propozycje jakie możemy/ chcemy zaproponować.

4. Zakończenie/ Podsumowanie

Zbliżając się do końca należy zrobić podsumowanie, czyli nakreślić która z proponowanych opcji wydaje się nam dla klienta najlepsza i dlaczego. Albo nakreślić plusy i minusy proponowanych opcji.

5. Pozdrowienie, podpis i stopka

Pozdrawiam,
Z pozdrowieniami,
Z serdecznymi pozdrowieniami,
Z wyrazami szacunku,

Oczywiście, każdy e-mail do klienta powinien kończyć się podpisem (imię i nazwisko) i stopką z nazwą firmy, adresem (chodzi o miejsce pracy) i nr telefonu.
Po pierwsze taki e-mail wygląda profesjonalne. Po drugie podając nasze dane zwiększamy szanse na kontakt ze strony klienta, konkretenie do nas, a nie na infolinię czy do innego oddziału.

E-mail do klienta to forma kontaktu biznesowego i należy w nim przestrzegać wszystkich zasad ortografii i interpunkcji. E-mail powinien być również merytoryczny. Klient powinien widzieć, że się o niego dba, dzięki temu nabiera do nas zaufania, a to z kolei zwięszka szansę na sprzedaż.
E-mail zgodny z podstawowymi zasadami też świadczy o naszej kulturze i podejściu do pracy.

Nie masz zbyt wiele czasu przez duży ruch w biurze i urywające się telefony? Przygotuj sobie szablon lub kilka i w zależności od tego do jakiego typu klienta będziesz pisać, taki szablon będzie pod ręką.
Lepiej tak, niż dopuścić do tego, żeby napisać e-mail do klienta:
– bez przywitania lub z przywitaniem z wykrzyknikiem
– bez podpisu
– ze stopką na początku wiadomości
– z wiadomością składającą się tylko z ciągu wyrazów bez żadnych znaków interpunkcyjnych
– z wiadomością, gdzie pierwsze zdanie zaczyna się z małej litery.

Niestety, takie e-maile nadal się zdarzają i piszą je Ci, którzy w sprzedaży pracują.
Pamiętaj, że e-mail to nie tylko komunikacja z klientem sama w sobie tylko, przede wszytskim forma kontaktu biznesowego, forma sprzedaży, a także forma nawiązywania relacji z klientem. Treść i forma e-maili nie tylko pokazuje kulturę firmy, w której się pracuje, ale kulturę samego człowieka, który pisze takiego, a nie innego e-maila. Dlatego należy zwracać uwagę na tylko z pozoru łatwe rzeczy.

Pisaniem e-maila możesz też pokazać swoją kreatywność i pokazać swój potencjał. Nie każdy e-mail jest taki sam, bo nawet jeśli ciągle piszesz tylko do klienta, to ten klient ciągle się zmienia. W e-mailu –  jak w rozmowie – dobrze jest pokazać swoją autentyczność.

A Ty piszesz e-maile? Według Ciebie jakie kwestie związane z pisaniem e-maili są jeszcze ważne?


 

 

About

One thought on “Sprzedajesz za pomocą e-maili? Poznaj 5 zasad ich pisania.

    • Author

      Barbara

      Lipiec 8, 2017 at 11:10am

      Dziękuje 😉 Ten artykuł miał mieć nieco inną postać, jednak, po ostatnich doświadczeniach i obserwacjach stwiedziłam, że takich właśnie podstaw brakuje wśród ludzi, którzy piszą do swoich klientów. A, przecież takie podstawy są najważniejsze 🙂

Your email will not be published. Name and Email fields are required